酒店采購價格如何確定直接影響成本的水平。國際酒店內(nèi)對采購成本確定一般是由采購部與財務(wù)部共同派員調(diào)查確認(rèn),對任何一個“采購申請單”一定要充分調(diào)查,實行貸比三家,最后由財務(wù)總監(jiān)決定,對食品原料貨物的采購,因其價格隨季節(jié)變化頻繁,一定要由餐飲部,成本控制部、采購部共同派員進行市場調(diào)查,根據(jù)調(diào)查結(jié)果扣除一定的批零差價,最后確定采購價。采購價格不會由采購部門和供應(yīng)商說了算。2、有利于調(diào)控成本率。餐飲部成本率高低如何變化與采購部進貨價關(guān)系密切,如果發(fā)生餐飲成本率異常,財務(wù)部門就可以立即采取行動,降低采購品種和質(zhì)量,從而調(diào)整到適當(dāng)?shù)膬r格和成本率。3、采購部直屬財務(wù)部除了有利于財務(wù)部了解價格行情、及時監(jiān)控降低成本外,還有利于避免部門分散,互相扯皮情況的發(fā)生。
3)設(shè)置專職的日審與夜審。與國內(nèi)酒店不同,對收入的確定是國際酒店十分重要的工作,為了保證收入準(zhǔn)確及時,國際酒店專門設(shè)置了日間核數(shù)員(曰審)和夜間核數(shù)員(夜審),“從事夜間核數(shù)工作的人員過去中國酒店、賓館沒有這個職務(wù)”。由收款員到夜審、日審對收入核對,層層審查、層層把關(guān)、確保酒店的收入不受損失,也保證了客戶應(yīng)收賬款的及時回收。餐廳收款員下班后,他們的收款機要由夜班核數(shù)員去清機,因為清機號碼和鑰匙只有夜班專人掌握,清機的同時打印出當(dāng)班收入報告,對收款員的值班報告;同時日審對餐廳送來的菜單定單與報表核對,從管理制度上保證了收入的準(zhǔn)確無誤。夜班審核專專門在晚上10-早6點上班,主要負(fù)責(zé)審核各營業(yè)地交來的收款報告和帳單,做銷售總結(jié)報告,并與前廳接待報告核對,當(dāng)天的收入報告第二天經(jīng)過日審再次核對后,在早上10點前報告財務(wù)經(jīng)理,比國內(nèi)酒店提前知道收入的情況。經(jīng)過夜審、日審工作,保證收入的及時入帳、結(jié)帳,不易跑帳漏帳,十分科學(xué)。一位不熟悉業(yè)務(wù)的總經(jīng)理曾經(jīng)懷疑收款主管存在收款不入帳問題,竟下令進行核查,一查才知道,嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度,經(jīng)過日審、夜審的工作,根本不可能導(dǎo)致主管(主管一般不直接與客人接觸收款業(yè)務(wù),除非集體合謀)收入不入帳問題的產(chǎn)生。
5、現(xiàn)金流量管理的比較
國際酒店對現(xiàn)金流量的控制與管理十分重視,“現(xiàn)金是金”的理念,深入人心。內(nèi)部控制程序嚴(yán)謹(jǐn)又十分清晰。財務(wù)部對庫存現(xiàn)金(含銀行存款)要求必須每日盤點,并向財務(wù)經(jīng)理提交《每日現(xiàn)金流量表》,F(xiàn)金的盤點人是由日審(稽核)進行的,目的是保證庫存現(xiàn)金的安全和合理使用。按規(guī)定每月財務(wù)部必須按期編制現(xiàn)金流量計劃與供應(yīng)商付款計劃,并向總經(jīng)理報告付款情況。以保證現(xiàn)金按規(guī)定計劃流動,確保酒店的正常運營。對酒店現(xiàn)金的支付程序也十分嚴(yán)格,每一筆現(xiàn)金支付都要經(jīng)過部門經(jīng)理、主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)和總經(jīng)理的審簽同意,對總經(jīng)理的開支,財務(wù)總監(jiān)審批后還要報上級主管審批。缺一項簽章現(xiàn)金都不能支付出去。各行政與營業(yè)部門均無權(quán)對外直接采購物品,都必須通過“采購申請單”一個渠道,按規(guī)定逐級批準(zhǔn)后,由采購部集中辦理采購業(yè)務(wù),經(jīng)財務(wù)部的驗貨。業(yè)務(wù)使用部門收貨后,此筆采購費用方可支出。國內(nèi)酒店對現(xiàn)金流量的管理重視程度不夠,不能說沒有計劃性,但畢竟線條較粗,更不可能做到天天盤點,天天編制現(xiàn)金流量表,對本部門使用的物品,由本部門申請資金后即可指派采購或者本部門員工購買。而后總經(jīng)理簽字后即可到財務(wù)部報銷支款,中途甚至不必驗收。雖然,集中采購具有降低成本的優(yōu)勢,采購部也可發(fā)揮專業(yè)采購的能力。
6、長期與短期行為的差異比較
國內(nèi)酒店有許多營業(yè)部門,是承包經(jīng)營方式進行管理的,這是為了打破吃了多年的大鍋飯,而采用劃小核算單位、以部門為單位的承包方法。