推薦指數(shù)：☆

　　適合類型：規(guī)模一般的外貿(mào)公司、有數(shù)據(jù)庫知識的業(yè)務(wù)員

　　如果你掌握了數(shù)據(jù)庫知識的話，可以自己做一個數(shù)據(jù)庫，將所需要的內(nèi)容分門別類放入。數(shù)據(jù)庫的好處在于你可以根據(jù)不同的搜索詞很快找到你所需要的東西，并且可以按照你的要求進(jìn)行排序。目前比較流行的是MicrosoftAccess。不足之處在于對數(shù)據(jù)庫知識要求較高，而且比較花費時間。

　　推薦方法：使用EXCEL等表格形式

　　推薦指數(shù)：★

　　適合類型：一般類型外貿(mào)公司業(yè)務(wù)員以及SOHO族

　　EXCEL這種方式在客戶管理中最為常見，特別適合業(yè)務(wù)員在管理客戶資料時使用，而且容易學(xué)，要是用得不好，買本書研究一下，自己就可以做好一個客戶檔案系統(tǒng)。使用EXCEL等表格方式對客戶資料進(jìn)行整理可以這樣操作：

　　首先，將硬盤分區(qū)，其中一個區(qū)專門存放客戶的一切資料，這樣做的好處在于可以目標(biāo)明確地進(jìn)入工作區(qū)進(jìn)行資料的管理；

　　其次，將客戶分為貴賓客戶（A）、種子客戶（B）、潛在客戶（C）、中斷客戶（D）四類，每類建一個文件夾，放置客戶的基本情況。為方便查找，客戶的文件夾名字可以這樣編號：地區(qū)代碼–順序號–客戶級別，如EU–001–A，意思是歐洲地區(qū)001號貴賓客戶。

　　貴賓客戶（A），是和你打過交道并且已經(jīng)成交了的客戶，這是需要重點維護(hù)的客戶，是讓你的業(yè)務(wù)發(fā)展壯大的根基。

　　種子客戶（B），是曾經(jīng)多次交流、有一定的訂貨意向，只是目前尚未成交的客戶。這些客戶需要花費心思培育，說不定哪一天他就會給你下一份大單。

　　潛在客戶（C），是只是詢過價但沒有進(jìn)行深層次交流的客戶。

　　中斷客戶（D），是被放棄的客戶，這類客戶曾經(jīng)交流過，但是實踐證明這類客戶不適合自己。

　　最后，在每個文件夾下為每個客戶再建一個文件夾，文件夾名為客戶的名字，這樣你可以很方便地找到客戶。在每個客戶夾內(nèi)再進(jìn)行分類，如客戶資料、業(yè)務(wù)往來、報價單等，每類再各建一個文件夾。

　　所謂的客戶資料，無非是公司名稱、地址、電話、E-mail、網(wǎng)址、聯(lián)系人等等，當(dāng)然，你還可以進(jìn)一步加上主營產(chǎn)品、信用水平等等。你可以發(fā)一個EXCEL調(diào)查表給客戶，讓客戶認(rèn)真填寫，從而獲得客戶的更多信息。

　　業(yè)務(wù)往來主要放置與客戶來往的記錄，包括來往郵件、信函等等。關(guān)于郵件的保存，很多外貿(mào)公司收發(fā)郵件喜歡用OE（全稱為Microsoft Outlook Express，微軟公司的郵件管理程序），可以在此基礎(chǔ)上管理客戶郵件。

　　在OE里面，默認(rèn)的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤，在重裝電腦時很容易丟失。為避免丟失，你可以把它更改到非系統(tǒng)盤。點擊“工具–選項–維護(hù)–存儲文件夾”，你就將文件夾更改到非系統(tǒng)盤，但最好是把它放到用來存儲客戶資料的區(qū)域。