共同服務(wù)部門包括6個(gè)直屬部門：營(yíng)建部、法律事務(wù)室、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、電腦處、總務(wù)部。這6個(gè)單位是為統(tǒng)籌管理各公司及事業(yè)部的共通性事務(wù)而設(shè)置的�？偣芾硖幭螺牭囊患�(jí)單位，組織也很龐大，例如，采購(gòu)部底下就有五個(gè)二級(jí)單位，分別為：催交組、擴(kuò)建項(xiàng)目組、醫(yī)療設(shè)備組、一般材料組、機(jī)械設(shè)備組、電儀設(shè)備組、化學(xué)材料組。
總經(jīng)理室則純粹是管理單位，職責(zé)是管理為數(shù)上千人的參謀，并且向董事長(zhǎng)王永慶負(fù)責(zé)報(bào)告集團(tuán)營(yíng)運(yùn)狀況，是臺(tái)塑企業(yè)集團(tuán)的靈魂�？偨�(jīng)理室各組負(fù)責(zé)人稱為主任、副主任，各組的協(xié)調(diào)由總經(jīng)理特別助理負(fù)責(zé)。
總經(jīng)理室下設(shè)營(yíng)業(yè)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、人事、資材、工程、經(jīng)營(yíng)分析、電腦等8個(gè)組，共有200余人，負(fù)責(zé)臺(tái)塑企業(yè)各項(xiàng)管理制度的擬訂、審核、解釋、考核、追蹤、改善等工作，協(xié)助各分子公司擬訂經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，、對(duì)經(jīng)營(yíng)的可行性進(jìn)行分析。臺(tái)塑企業(yè)從新投資計(jì)劃的評(píng)估，到放假的宣布，大小小的事情，都要先經(jīng)過(guò)總經(jīng)理室的審慎考慮之后，再交由上級(jí)裁決，然后下達(dá)命令給各分子單位。
對(duì)于高居于臺(tái)塑企業(yè)這個(gè)金字塔最高點(diǎn)的首腦人物王永慶來(lái)說(shuō)，總經(jīng)理室的參謀成功地扮演了耳目的角色。他們傳達(dá)王永慶的命令，貫徹王永慶的指示，并嚴(yán)密地考核施行后的成效。臺(tái)塑總管理處總經(jīng)理室主任楊兆麟說(shuō)：“這些單位必須遵從董事長(zhǎng)和總經(jīng)理的指示，我們只是做計(jì)劃和建議，并沒(méi)有指揮權(quán)。”一般企業(yè)，“推夫”只有老板一人，因此動(dòng)力較小，而臺(tái)塑有總經(jīng)理室的200多人，王永慶等于有200余位“推夫”，自然績(jī)效良好。
總經(jīng)理室主要負(fù)責(zé)管理制度的建立、監(jiān)督考核與追蹤改善子公司績(jī)效，其功能包括：生產(chǎn)管理制度的建立、營(yíng)業(yè)管理制度建立、營(yíng)業(yè)審核、資材管理與審核、財(cái)務(wù)管理、專案管理與改善、人事管理、總務(wù)、公共關(guān)系、工程管理、營(yíng)建管理、工程機(jī)電審核、電腦管理等。共同服務(wù)部門主要負(fù)責(zé)對(duì)子公司提供法務(wù)、財(cái)務(wù)、營(yíng)建、資材等四大類的共同服務(wù)。
臺(tái)塑總管理處總經(jīng)理室不單只對(duì)各下屬企業(yè)做消極性的檢核，而且要在檢核的過(guò)程中發(fā)掘問(wèn)題，進(jìn)而針對(duì)問(wèn)題擬訂改善的對(duì)策，再與各單位共同研討，交付該單位執(zhí)行，并定期跟蹤，以評(píng)估改善方案的實(shí)際效果，并了解方案有無(wú)繼續(xù)修訂的必要。
臺(tái)塑總管理處總經(jīng)理室工作中有以下特點(diǎn)：
一、行政工作與幕僚工作明確劃分：一般企業(yè)很少設(shè)有幕僚部門，管理上的改善工作如建立制度都是由行政部門兼辦，行政主管平時(shí)忙于經(jīng)常性工作，如產(chǎn)量的提高、產(chǎn)品質(zhì)量的管理，大都沒(méi)有多余時(shí)間或者沒(méi)有興趣去做制度的改善工作，內(nèi)部管理制度的改善工作，因此都無(wú)法徹底推動(dòng)。臺(tái)塑建立幕僚系統(tǒng)，行政主管就可以集中精力做好管理工作。
二、幕僚的機(jī)能：包括生產(chǎn)管理、營(yíng)業(yè)管理、資材管理、人事總務(wù)管理、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、工程管理、資訊管理等7項(xiàng)管理制度的建立、修改、追蹤、考核等工作機(jī)能。
三、幕僚的權(quán)責(zé)：幕僚的權(quán)責(zé)是一種參謀作業(yè)，向所屬行政主管負(fù)責(zé)各項(xiàng)制度的建立、修改、考核等工作，但對(duì)于下面的行政單位并無(wú)工作指揮權(quán)，所以不會(huì)發(fā)生弄權(quán)的混亂情形。
四、作業(yè)方式：幕僚的作業(yè)方式大都采用集體作業(yè)的方式，其成員包括行政主管、幕僚單位及有關(guān)單位，根據(jù)行政部門報(bào)告的作業(yè)情形，由幾個(gè)單位共同作業(yè)，幕僚起稿，再經(jīng)數(shù)次修改討論才定案。
五、幕僚機(jī)能的運(yùn)用：
1．儲(chǔ)備人才：行政單位儲(chǔ)備人才常因沒(méi)有專人或缺乏一套訓(xùn)練計(jì)劃而作罷，有時(shí)也常因儲(chǔ)備人才造成人多而影響工作土氣；幕僚單位則因工作范圍可大可小，編制沒(méi)有一定，所以無(wú)此缺點(diǎn)。
2．檢核工作使行政單位時(shí)時(shí)有壓迫感：王永慶擅長(zhǎng)運(yùn)用幕僚機(jī)能，平時(shí)在處理公事上或者檢討會(huì)上隨時(shí)會(huì)利用問(wèn)題，指揮總經(jīng)理室幕僚人員做專案性的擴(kuò)大追查，目的在于使行政單位時(shí)時(shí)產(chǎn)生壓迫感，不斷地求改善。
3．匯報(bào)事件的復(fù)核：因?yàn)槟涣湃藛T都各具專業(yè)機(jī)能，下級(jí)行政單位匯報(bào)的事件，要先經(jīng)幕僚人員附條簽注意見(jiàn)，這樣可以節(jié)約上級(jí)主管的辦公時(shí)間。
4．專案檢討改善：對(duì)于經(jīng)營(yíng)上長(zhǎng)期無(wú)法突破的問(wèn)題，可運(yùn)用幕僚的組織機(jī)能做專案性深入分析以尋求解決。團(tuán)隊(duì)集體作業(yè)的方式常常有意想不到的效果，這在一般企業(yè)是辦不到的，多是行政單位單打獨(dú)斗。
成立總管理處以來(lái)，臺(tái)塑集團(tuán)受益匪淺。王永慶常說(shuō)：“企業(yè)有今天的成長(zhǎng)和業(yè)績(jī)，可以說(shuō)百分之九十五都是來(lái)自內(nèi)部管理的改善，如果沒(méi)有這十年來(lái)不斷地追求管理合理化，現(xiàn)在的事業(yè)部都要虧本。”事實(shí)正如王永慶所言，臺(tái)塑靠的就是這種腳踏實(shí)地的作風(fēng)，從大處著眼，事無(wú)巨細(xì)，一律從末節(jié)細(xì)微著手、尋找病源，對(duì)癥下藥，不惜耗費(fèi)人力物力，追求“點(diǎn)點(diǎn)滴滴的合理化”，在點(diǎn)點(diǎn)滴滴中求得發(fā)展。
臺(tái)塑集團(tuán)總管理處的合理運(yùn)作將使臺(tái)塑建立一個(gè)合理而有效的管理體制，減輕基層領(lǐng)導(dǎo)的管理任務(wù)，使他們?nèi)硇牡赝度氲綐I(yè)務(wù)中；減少高層領(lǐng)導(dǎo)人的管理工作，使他們有更多的時(shí)間投入到更重要的企業(yè)戰(zhàn)略決策中去；還可以提高各部門和臺(tái)塑的整體效率，使臺(tái)塑工作有章可尋，有法可依；它采用集體作業(yè)的方式，避免領(lǐng)導(dǎo)管理的簡(jiǎn)單化和獨(dú)斷專行；對(duì)臺(tái)塑存在的漏洞，它能夠主動(dòng)的解決，而不是出了問(wèn)題才考慮解決；它使現(xiàn)有臺(tái)塑人數(shù)精減，企業(yè)辦事效率大大提高；總管理處時(shí)時(shí)對(duì)臺(tái)塑進(jìn)行監(jiān)督和反饋，將解決大企業(yè)病和企業(yè)高速成長(zhǎng)的管理虛弱，總管理處可以動(dòng)態(tài)的對(duì)企業(yè)進(jìn)行改造；對(duì)成本有效管理，使成本顯著地降低；它最終使投入與產(chǎn)出、投入與收益達(dá)到最為合理的狀況。概括來(lái)說(shuō)，臺(tái)塑集團(tuán)的總管理處的作用主要表現(xiàn)在：成本的控制、制度的建設(shè)和人員的精簡(jiǎn)上。
