人際溝通

    電子郵件的溝通簡單禮儀與規(guī)范如下：

    （一）

    慎重選擇發(fā)信對象

    確認傳送訊息的對象，并將Cc：人數(shù)降至最低(Cc全名為CarbonCopy，中 文譯為「副本轉(zhuǎn)送」）

    1、傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函復本同時轉(zhuǎn)送相關(guān)人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數(shù)降至最低，否則，傳送與復本轉(zhuǎn)送的用途將混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。

    掌握“廣播”清單

    2、“廣播”功能是電子郵件系統(tǒng)最具威力的功能之一。使用者只須將其問題或意見傳送至特定網(wǎng)絡(luò)廣場或群體，不稍幾分鐘，即可獲得許多在線朋友的回復。然而問題在于：一個人的問題或建議是否會成為另一個人的垃圾郵件，甚或無心地觸怒他人?因此，當使用者有“廣播”需求時，務(wù)必在傳送出信件前小心地檢查其廣播的清單。

    （二）

    注意撰寫信件內(nèi)容

    1、切記收信對象是一個「人」，而不是一臺機器

    因為電子訊息的互動是透過計算機網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的，使用者經(jīng)常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠程的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經(jīng)意地隨手送出，而傷到對方甚至引起沖突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。

    2、電子信件「標題」要明確且具描述性

    電子郵件一定要注明標題(Subject)，因為有許多網(wǎng)絡(luò)使用者是以標題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容。此外，郵件標題應(yīng)盡量寫得具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。

    3、信件內(nèi)容應(yīng)簡明扼要

    在線溝通講求時效，經(jīng)常上網(wǎng)的人多具有不耐等候的特性，所以電子郵件的內(nèi)容應(yīng)力求簡明扼要，并求溝通效益。一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。盡量掌握「一個訊息、一個主題」的原則。

    4、考慮他人計算機的容量

    上線溝通的網(wǎng)友所擁有的系統(tǒng)與硬件不盡相同，這其中還有人仍在使用傳統(tǒng)的終端機和陳舊的電子郵件系統(tǒng)(如系統(tǒng)無法自動斷行)。為確保對方能讀到自己發(fā)出的訊息，撰寫郵件時應(yīng)特別注意傳送對象，考慮其是否有系統(tǒng)的限制。以一般的英文信件撰寫而言，一行最好維持不要超過80個字母，并以Enter鍵結(jié)束每一行文字。

    5、了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存

    盡管信件有一定的郵寄對象，但經(jīng)過無遠弗屆的網(wǎng)絡(luò)，也許郵寄出去的信件將會永久被存于某處私人檔案或轉(zhuǎn)印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應(yīng)謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人笑柄。

    6、理清建議或意見

    若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發(fā)行動，則應(yīng)針對事情可能的發(fā)展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發(fā)信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。

    7、避免使用太多的標點符號

    我們經(jīng)常會看到一些電子信件中夾雜了許多的標點符號，特別是驚嘆號的使用 !!!!!若真要強調(diào)事情，應(yīng)該在用詞遣字上特別強調(diào)，而不應(yīng)使用太多不必要的標點符號。