5、勿重復(fù)傳送同一訊息
勿一再傳送相同的訊息給相同的對象，這不僅會(huì)使網(wǎng)絡(luò)超載而降低傳輸速率，同時(shí)占用他人的信箱容積。此外，傳送電子信件時(shí)也須注意，不要分別發(fā)送相同的訊息給多個(gè)組群(group)，因?yàn)橛胁簧倬W(wǎng)絡(luò)使用者同時(shí)隸屬于幾個(gè)不同的電子郵件組群，如此一傳送，這些使用者勢必會(huì)重復(fù)收到相同的訊息。若要傳送郵件給多個(gè)組群，請一次傳送完畢。
6、定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的時(shí)間與日期之自動(dòng)標(biāo)示
電子郵件傳送時(shí)會(huì)以所用計(jì)算機(jī)的設(shè)定日期與時(shí)刻來標(biāo)示信發(fā)送的時(shí)間，為避免不必要的誤會(huì)或窘態(tài)發(fā)生，使用者須定期檢查計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)間與日期之設(shè)定是否正確。
回復(fù)電子郵件的禮儀與規(guī)范
（一）
三思回復(fù)內(nèi)容
1、勿期盼他人會(huì)立即回復(fù)你的信件
發(fā)信者通常會(huì)期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回復(fù)。我們不要對2、他人回復(fù)信件的時(shí)效性做過分期許。
當(dāng)他人誤送郵件給你時(shí)，盡可能代為傳遞或通知原寄送人
忽視或去除他人給自己的電子郵件而不回復(fù)者，都是不好的網(wǎng)際行為，因?yàn)榘l(fā)信人通常會(huì)焦慮地等待回信，甚或懷疑信件是否到達(dá)了該去的地方?如果收信者能從信件內(nèi)容看出正確的收信者，應(yīng)迅速轉(zhuǎn)送出去。若無法辨認(rèn)，也應(yīng)即刻回復(fù)發(fā)信人并簡單解釋傳送的錯(cuò)誤。在網(wǎng)際空間中，要有寬容互助的心胸，原諒別人無心的錯(cuò)誤并熱心協(xié)助。
3、情緒高漲時(shí)避免立即回復(fù)訊息
人們習(xí)慣于面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會(huì)輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語溝通時(shí)并不會(huì)冒犯他人，例如有人以「三字經(jīng)」作為見面時(shí)打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預(yù)期的紛爭。當(dāng)來信引發(fā)個(gè)人情緒高漲時(shí)，此時(shí)應(yīng)等心情平靜后再看一遍，恢復(fù)正常理智時(shí)，解讀信件內(nèi)容的方式或許全然不同。
4、謹(jǐn)慎處理惡意中傷的郵件
在網(wǎng)際空間中，惡意中傷或會(huì)引起爭端的郵件通常被稱之為"Flames"。對于Flames的處理要非常謹(jǐn)慎，以避免中計(jì)而造成連鎖反應(yīng)的污蔑行為。應(yīng)付Flames最好的方法為：忽視它！離開屏幕繼續(xù)過著自己正常而理性的生活。
5、閱讀信件時(shí)應(yīng)設(shè)法厘清建議與意見
如同撰寫傳送郵件時(shí)須注意厘清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項(xiàng)原則。詳細(xì)辨明來信到底只是表達(dá)看法、反應(yīng)需求還是提出方案、鼓吹行動(dòng)?如此，才能適當(dāng)?shù)鼗貜?fù)來信。
6、避免非相關(guān)主題性的言語
網(wǎng)際空間具有「八卦」傳播與間聊的特性，切勿讓自己無心的言論變成他人嘲弄或攻擊的話題。因此，回復(fù)他人建議與意見時(shí)，必須扣緊主題，并提出相關(guān)的實(shí)證予以說明，盡量避免非相關(guān)主題的言論涉入回復(fù)信函的內(nèi)容中。此外，要回復(fù)他人信件時(shí)，請使用“Reply”的功能，不要另起標(biāo)題而造成對方的混淆。
7、將同一主題的所有后續(xù)意見閱讀完畢，再回復(fù)自己的意見
在回復(fù)某一特定信函之前，請先閱讀所有已回復(fù)該信的內(nèi)容，也許你原定的回復(fù)內(nèi)容已有十個(gè)人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達(dá)即可，無須重復(fù)大家已覺厭煩的意見。在網(wǎng)際空間中，長篇大論往往不會(huì)引發(fā)他人閱讀的興趣，反而是那些精簡有力的言論會(huì)吸引群眾。
8、確認(rèn)將要回復(fù)的對象是誰
在網(wǎng)際空間中進(jìn)行公眾事務(wù)的討論時(shí)，請?jiān)偃伎紤]回復(fù)的對象到底是誰?有必要將自己的意見廣播嗎？或許，只須回復(fù)意見給發(fā)信者，并加注說明：「如果你覺得有必要將這個(gè)意見廣播給大家，敬請傳送無妨！署名」。署名代表著回復(fù)者對其言論負(fù)責(zé)的態(tài)度，也讓回復(fù)者因其精辟的言論有所贊譽(yù)回饋。
9、切勿在未經(jīng)同意前，將他人信函轉(zhuǎn)送給第三者
若要把他人的來函轉(zhuǎn)送給第三者之前，要先征詢來信者的同意，否則犯了網(wǎng)絡(luò)禮儀的大忌！對來信者而言，郵件內(nèi)容是針對收信者所撰寫的私人信函，不見得適合他人閱讀。
10、考慮替代性的溝通管道
回復(fù)電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個(gè)時(shí)間當(dāng)面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語言等)。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會(huì)完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進(jìn)行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。最后，要提醒所有新新的計(jì)算機(jī)族群們，當(dāng)你們成為優(yōu)秀的好國民時(shí)，千萬要遵守「因特網(wǎng)」的禮儀，不要認(rèn)為在計(jì)算機(jī)的世界里，沒有人可以看見你，就可以為所欲為哦！
