如果眾多的發(fā)票、訂單、收貨記錄等紙質(zhì)文件正嚴重影響著公司的效率和對客戶的服務質(zhì)量，那么就有必要試試用文件管理來解決它。

　　國內(nèi)一家大型的物流公司正在為每天都有大量的收貨記錄而感到困惑，每天成千上萬的收支單據(jù)，各種票據(jù)的管理讓公司高層苦不堪言，“一旦客戶向我們索要過去的記錄和發(fā)票的時候，通常要一周或者更長的時間我們才能做出反應”，該公司的一位高層表示這種局面已經(jīng)嚴重影響了公司的服務效率和質(zhì)量。

　　這種情況在大量使用紙質(zhì)發(fā)票、單據(jù)的公司里并不少見，如果是基于原來的管理方式采用紙張查詢，效率很低，而且紙質(zhì)文件很容易丟失。那么有沒有可能采用收貨記錄服務建立一個在線平臺，就可以讓全國各地、甚至全球的客戶去網(wǎng)上查自己的訂單或者貨物運出的狀態(tài)，企業(yè)就可以省去很大一筆管理費用，同時也極大地提高了企業(yè)的運營效率？

　　富士施樂最近就在中國推出了專門關注企業(yè)財務管理，幫助客戶提高效率、控制成本的服務項目——財務管理服務。

　　財務難題源自文件

　　千萬不要誤會了富士施樂怎么做起財務管理了，其實這種財務管理的核心還是文件管理。財務管理服務(FAS，F(xiàn)inanceand Administration Services)，它是一種精簡并優(yōu)化在客戶核心財務流程中與處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息相關的文件管理服務。說得簡單一些，財務管理服務其實是文件管理服務的一種。

　　財務管理服務主要處理的是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息。非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，就是基于紙質(zhì)文件存在的信息。在財務部這樣的文件非常多，無論是發(fā)票、訂單、收貨記錄以及報表和各方面的票據(jù)等等，都是基于紙質(zhì)的非結(jié)構(gòu)化信息。

　　據(jù)富士施樂全球服務部業(yè)務發(fā)展經(jīng)理陳雪波介紹，如何把這些非結(jié)構(gòu)化信息有效管理起來，從而為企業(yè)的日常運作提供相關支持，這就是FAS專注的重點。

　　企業(yè)財務管理中存在很多個流程，包括固定資產(chǎn)的管理、總帳、財務管理、財務報告、財務支付和財務收款等等。富士施樂之所以選擇財務支付服務作為重點服務產(chǎn)品來拓展，是因為從財務流程的特點上看，財務支付流程是一個高交易量和占用大量人力的流程，同時也是一個文件密集的流程。

　　統(tǒng)計顯示，有70%－80%的交易量是集中在財務支付和財務收款上，這兩個流程中的文件發(fā)生量最大。文件合約、發(fā)票、訂單、收貨記錄，這些文件在企業(yè)中一般都是以紙質(zhì)方式存在，這些紙質(zhì)文件最后都會歸攏到財務部門進行相關的處理，這就造成了企業(yè)在這兩個方面的管理壓力非常大。因此，富士施樂會首先重點拓展財務支付服務。

　　一般來說，財務管理服務包括四個內(nèi)容：財務支付服務Accounts Payable(AP)、財務收款服務Accounts Receivable(AR)、收貨記錄服務Proof of Delivery(PoD)、合約管理服務ContractManagement，很多時候合同是歸財務部管理的，由于合約的存儲量太大，如果合約管理沒有建立一個非常好的系統(tǒng)，查詢工作就會成為一個很大的問題。

　　文件管理讓財務更簡單

　　由此可以看到，財務管理服務幫助企業(yè)發(fā)掘隱藏的機會來節(jié)約開支，并通過精益6西格瑪?shù)姆椒ú捎脭?shù)字化的技術(shù)來完善那些文件密集的業(yè)務流程，進而加速企業(yè)的重大決策過程。