有關(guān)管理信息化應(yīng)用的問題、爭論一直是一個(gè)持續(xù)的熱點(diǎn)，不同的社會(huì)組織實(shí)施信息化產(chǎn)生的效果和體驗(yàn)是不同的。有關(guān)的討論從出發(fā)點(diǎn)來看大體分為兩類：管理的角度和技術(shù)的角度。從管理的角度看，信息技術(shù)的應(yīng)用是用來滿足管理的需要，信息技術(shù)也將提高管理水平；從技術(shù)的角度看，管理要納入信息系統(tǒng)的規(guī)范運(yùn)作，先進(jìn)的管理思想不斷融入信息系統(tǒng)。但是有關(guān)管理信息化的應(yīng)用中的問題仍然沒有解決，新的問題層出不窮，各種咨詢的建議、對策被大量采用。哈佛商學(xué)院的杰出教授琳達(dá)·M.阿普蓋特（Lynda M.Applegate）及其哈佛商學(xué)院F.沃倫·麥克法倫（F.Warren McFarlan）教授、詹姆斯·L.麥肯尼（James L.McKenney）于1999年完成的《公司信息系統(tǒng)管理：信息時(shí)代的管理挑戰(zhàn)》第五版（Corporate Information System Management: The Challenges of Managing in an Information Age），在信息技術(shù)及其應(yīng)用的最新的發(fā)展成果的基礎(chǔ)上，著眼于IT的戰(zhàn)略和組織設(shè)計(jì)方面的研究。信息技術(shù)的商業(yè)價(jià)值也成為《哈佛商業(yè)評論》關(guān)注的焦點(diǎn)。

    基于這些思想的啟發(fā)，作者認(rèn)為隨著信息經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，有關(guān)信息化應(yīng)用的研究應(yīng)放在信息系統(tǒng)自身的管理，把管理信息系統(tǒng)的管理納入組織戰(zhàn)略、組織管理和資源配置中，著力實(shí)現(xiàn)組織的核心競爭能力。將管理學(xué)的研究方法、理論及其成果應(yīng)用于信息系統(tǒng)，探討建立管理信息系統(tǒng)的管理。

    管理信息化應(yīng)用的戰(zhàn)略管理

    在組織的戰(zhàn)略制訂中很容易產(chǎn)生兩個(gè)極端：將信息系統(tǒng)視為組織的戰(zhàn)略目標(biāo)，將信息系統(tǒng)獨(dú)立于組織戰(zhàn)略之外。

    一方面，組織很容易錯(cuò)誤地將信息系統(tǒng)看成組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。組織的戰(zhàn)略研究理論——和諧理論認(rèn)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)運(yùn)行機(jī)制的不協(xié)調(diào)是造成系統(tǒng)中出現(xiàn)許多問題的關(guān)鍵，從而導(dǎo)致系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的失調(diào)，缺乏對環(huán)境的適應(yīng)性和應(yīng)變能力。柔性競爭戰(zhàn)略理論研究產(chǎn)品和服務(wù)在市場上的競爭問題，以試圖獲得競爭優(yōu)勢。無論從何種角度，戰(zhàn)略管理總是以未來為主導(dǎo)，在快速多變的競爭環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)組織內(nèi)部和外部的協(xié)調(diào)發(fā)展。

    組織有必要建立自己的戰(zhàn)略信息管理系統(tǒng)，以了解內(nèi)外部的信息，這一行動(dòng)的目標(biāo)是增強(qiáng)戰(zhàn)略反應(yīng)能力和競爭優(yōu)勢，把握組織的發(fā)展機(jī)遇。但我們往往忽略了目標(biāo)和手段的邏輯關(guān)系，羅伊·基爾伯特在《思維創(chuàng)新》中系統(tǒng)地分析了這一思維的誤區(qū)，組織的決策者要警惕將信息系統(tǒng)視為組織的戰(zhàn)略目標(biāo)的意識(shí)，“人們常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是從籠統(tǒng)的問題（目標(biāo)）一步跳到具體的對策”，當(dāng)組織設(shè)定一個(gè)目標(biāo)——“實(shí)施戰(zhàn)略管理需要強(qiáng)大的信息支持”，于是便快速轉(zhuǎn)入實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的手段——大規(guī)模地開展管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，在以后的管理實(shí)踐中，這種手段被看作組織的目標(biāo)，于是大量的時(shí)間、精力、對策花在如何使這一“目標(biāo)”的達(dá)致完備，信息的投入變得越來越龐大，信息維護(hù)的成本越來越大，而組織并未獲得實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略要求的在保持規(guī)模和效益的前提下應(yīng)對未來挑戰(zhàn)的靈活性和快速反應(yīng)能力，甚至于一些公司陷入了經(jīng)營的困境，事實(shí)證明，一些通過IT技術(shù)的實(shí)施獲得某種競爭優(yōu)勢的公司，反而增加了戰(zhàn)略上的易受攻擊性。

    例如，一家大型商品分銷公司開發(fā)了一個(gè)聯(lián)機(jī)訂單處理系統(tǒng)，并對客戶開放。公司希望借此削減訂貨和進(jìn)貨的成本，加快處理速度，為客戶提供靈活的處理手段。該系統(tǒng)確實(shí)帶來了顯著的競爭優(yōu)勢：客戶滿意度大為提高，公司的收入和市場份額也都有所增長。然而5年之后，公司致力于控制其內(nèi)部成本，在此過程中，公司逐漸偏離過去對客戶服務(wù)方面的承諾。結(jié)果，除了日常的作業(yè)效率得到提高之外，它的利潤和市場份額都迅速下降。如圖一所示：信息系統(tǒng)成為組織的戰(zhàn)略目標(biāo)。

    另一方面，信息系統(tǒng)所追求的完善的管理體系很容易讓我們放心地把它視為組織戰(zhàn)略管理的支持手段，排斥其于戰(zhàn)略管理之外，或者聘請外部的咨詢顧問全面實(shí)施這一對組織的管理和外部形象具有“標(biāo)志性”的項(xiàng)目。這種結(jié)果導(dǎo)致信息系統(tǒng)的應(yīng)用與組織的管理戰(zhàn)略之間出現(xiàn)諸多不協(xié)調(diào)的發(fā)展。容易導(dǎo)致信息系統(tǒng)的應(yīng)用缺乏全系統(tǒng)觀念，背離管理信息系統(tǒng)要求，產(chǎn)生單項(xiàng)應(yīng)用多，而缺乏整體效益。

    由于沒有將管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用視做公司的戰(zhàn)略管理，缺乏戰(zhàn)略規(guī)劃、沒有納入統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)，無法產(chǎn)生計(jì)算機(jī)輔助組織的管理、支持決策的優(yōu)越性，實(shí)現(xiàn)不了提高市場競爭力，服務(wù)客戶的組織目標(biāo)。管理信息系統(tǒng)成為解決組織的人工管理的不足和落后管理的輔助手段，通過建立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，開發(fā)應(yīng)用軟件或購買商品化的管理信息系統(tǒng)，雖然在計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用實(shí)施方面作了大量工作，花費(fèi)了大量的資金，在單項(xiàng)應(yīng)用上取得了一定成效，但這樣的應(yīng)用往往是組織的各項(xiàng)業(yè)務(wù)自行其事，分散進(jìn)行，有時(shí)僅是簡單模擬人工管理，甚至原本人工處理簡單、方便的工作，也片面追求信息化，不但沒有產(chǎn)生應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益，相反地構(gòu)筑了無數(shù)個(gè)信息孤島，沒有實(shí)現(xiàn)信息的交流和共享，產(chǎn)生的卻是巨大的負(fù)效益，使組織承受高額風(fēng)險(xiǎn)代價(jià)。如圖二所示：信息系統(tǒng)只是組織的孤立的一部分。

    信息化應(yīng)用的組織管理

    研究表明，整合組織的各類資源，形成核心競爭力依靠的是組織的文化，健康、向上的文化氛圍有利于創(chuàng)新、開拓。引入IT技術(shù)所帶來的管理架構(gòu)的變革、業(yè)務(wù)流程的重組鼓勵(lì)組織的成員不斷創(chuàng)新，學(xué)習(xí)成熟的信息技術(shù)，提高組織的整體效率。組織不斷追隨瞬息萬變的信息技術(shù)所帶來的一切有利于獲取信息的管理系統(tǒng)，力圖改變組織傳統(tǒng)的工作流程，從實(shí)現(xiàn)工業(yè)時(shí)代機(jī)器的延伸——實(shí)現(xiàn)工作的自動(dòng)化到管理能力的擴(kuò)展——建立管理信息系統(tǒng)，發(fā)展到了對工作流程的再設(shè)計(jì)——進(jìn)行業(yè)務(wù)流程重組。然而，人們見到的大多數(shù)情況卻是：投資信息技術(shù)與其自身的商業(yè)利益毫不相關(guān)。DMR咨詢集團(tuán)戰(zhàn)略咨詢部副總裁兼戰(zhàn)略領(lǐng)導(dǎo)中心主任約翰·索普（John Thorp）積35年信息管理經(jīng)驗(yàn)對此現(xiàn)象進(jìn)行了研究，并在《信息悖論》（The Information Paradox）中進(jìn)行了精彩的論述。這里產(chǎn)生了截然不同的兩大誤區(qū)：

    首先，組織在投入管理信息系統(tǒng)的建設(shè)時(shí)，超越組織結(jié)構(gòu)、組織流程和組織文化的現(xiàn)狀。組織首先要面對的是信息系統(tǒng)與組織自身的文化特點(diǎn)融合的問題，組織一方面要注重本組織的差異性競爭策略，同時(shí)又要著眼于引進(jìn)先進(jìn)的管理思想和管理方法。例如，中國大陸的制造業(yè)企業(yè)有與西方自由市場競爭產(chǎn)物的集團(tuán)公司不同的國情背景，在日益全球化的市場競爭中具有在產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售、原材料采購上同國外企業(yè)所具有的共同追求，但雙方的文化是迥異的。組織面臨的是迎合現(xiàn)有的管理方法與接受與組織文化迥異的管理思想和方法之間的選擇。在組織結(jié)構(gòu)與流程方面，信息系統(tǒng)的僵硬、集權(quán)對于傳統(tǒng)的薪金支付、航空售票代表的工業(yè)生產(chǎn)自動(dòng)化型的信息化是適用的，但對于經(jīng)營型的管理帶來的是理念的變革、管理流程的重組。

    其次，組織還會(huì)認(rèn)為通過急速購買最新的商務(wù)解決方案，利益便存在于所把握的先進(jìn)的信息技術(shù)中，將管理信息化應(yīng)用看成片面的技術(shù)過程。這即是約翰·索普（John Thorp）所定義的“銀彈思考”問題。在實(shí)際應(yīng)用中，重技術(shù)輕管理、重開發(fā)輕維護(hù)，是組織的管理信息化中常見的現(xiàn)象。管理信息化同組織的管理及其商業(yè)利益息息相關(guān)，是一項(xiàng)涉及組織深層次文化革新的過程，必須做好開發(fā)商與用戶、技術(shù)人員與應(yīng)用人員的結(jié)合。對信息化建設(shè)引起的權(quán)力分配、組織變革問題，從思想上、行動(dòng)上找出適合本組織特點(diǎn)、可行的解決方案。管理信息系統(tǒng)創(chuàng)造扁平、彈性和民主的組織，同時(shí)對信息進(jìn)行集權(quán)式管理及程序化、標(biāo)準(zhǔn)化的操作。

    此外，信息時(shí)代的飛速發(fā)展帶來的組織成員的角色再定位，個(gè)人在構(gòu)建組織信息技術(shù)的同時(shí)所帶來的信息文化的革命中面臨著信息化的困惑，組織的信息管理帶來的不是如何使用機(jī)器，而是如何應(yīng)用信息。例如，信息技術(shù)開發(fā)人員很難從信息管理工作本身來認(rèn)識(shí)信息系統(tǒng)是組織的長期而艱苦的基礎(chǔ)工作，與組織的發(fā)展、壯大息息相關(guān)，往往講求信息系統(tǒng)開發(fā)的數(shù)量而不是其應(yīng)用效果；講求開發(fā)軟件的形式而不是應(yīng)用的內(nèi)容。信息技術(shù)與與組織文化、組織結(jié)構(gòu)較少關(guān)聯(lián)。

    信息化應(yīng)用的資源管理

    技術(shù)經(jīng)銷商熱情高漲、積極地創(chuàng)建新的市場，刺激新的需求。管理者不斷受到各種新鮮、時(shí)髦的技術(shù)名詞的包圍，諸如ERP、CRM、BPR、e-business、客戶智能、呼叫中心、B2C、B2B、SIS、OA、分布式智能系統(tǒng)等，而管理者面臨著對信息技術(shù)的龐大投資的管理，而且這一投資還在呈加速度的增加趨勢。對信息技術(shù)的投資如同投機(jī)：組織無法判斷投資能否獲利，它們只能從媒體讀到、聽到或從經(jīng)銷商的口中得知其他組織成功的故事；或者感覺競爭者在投資信息技術(shù)，自己不該落伍；甚或只是追趕時(shí)髦，為建立組織的領(lǐng)先形象。