財(cái)務(wù)總監(jiān)格雷斯從來(lái)沒(méi)有像這次一樣，被一件事情困擾這么久，那么是什么事情如此困難以至于讓這位職場(chǎng)高手如此 “焦頭爛額”、“ 始料不及”呢?簡(jiǎn)單分析可以發(fā)現(xiàn)，格雷斯發(fā)起的是一個(gè)用現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)取代傳統(tǒng)手工系統(tǒng)的變革項(xiàng)目。
首先，格雷斯發(fā)起的是一個(gè)管理信息化項(xiàng)目，是一個(gè)他本人從來(lái)沒(méi)有從事過(guò)的項(xiàng)目，項(xiàng)目的獨(dú)特性決定了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的風(fēng)險(xiǎn)性;同時(shí)，這并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的項(xiàng)目，而是一個(gè)涉及到組織運(yùn)作體系轉(zhuǎn)變以及員工行為模式轉(zhuǎn)變的變革項(xiàng)目，這樣的變革通常會(huì)引起組織內(nèi)部的劇烈震蕩。
要想解決格雷斯目前存在的問(wèn)題，他需要得到變革管理和項(xiàng)目管理方法論的雙重指導(dǎo)。
1、變革項(xiàng)目相關(guān)問(wèn)題的管理
項(xiàng)目開始之前，公司現(xiàn)有的基于手工的財(cái)務(wù)系統(tǒng)還在正常的運(yùn)行之中，雖然制作年報(bào)需要很長(zhǎng)的時(shí)間，大不了多花一些時(shí)間，還是可以應(yīng)付老板的檢查要求�，F(xiàn)在要上一套新的財(cái)務(wù)系統(tǒng)，這并不是一個(gè)簡(jiǎn)單的軟件開發(fā)與實(shí)施的問(wèn)題，而是涉及到公司改變部門現(xiàn)有運(yùn)作流程和工作方法的文化變革問(wèn)題。從歷史的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，大量的組織變革項(xiàng)目最終都以失敗告終的，因此要想取得項(xiàng)目的成功，就必須遵循變革項(xiàng)目運(yùn)行的規(guī)律，采用適當(dāng)?shù)淖兏锕芾矸椒ㄕ搧?lái)指導(dǎo)實(shí)踐。變革項(xiàng)目的成功包括組織轉(zhuǎn)變與人員轉(zhuǎn)變兩個(gè)方面，并且需要確保這兩個(gè)方面的轉(zhuǎn)變達(dá)到高度的統(tǒng)一。
組織轉(zhuǎn)變可能會(huì)涉及到公司戰(zhàn)略、組織架構(gòu)、工作流程、部門和員工的績(jī)效考核方式、項(xiàng)目管理模式等方面的內(nèi)容，要采用新的系統(tǒng)代替手工系統(tǒng)，需要企業(yè)中層和高層對(duì)這些系統(tǒng)進(jìn)行怎樣的改變?nèi)〉酶叨冉y(tǒng)一的共識(shí)。從案例中我們發(fā)現(xiàn)，由于業(yè)務(wù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)在不斷地增加，員工不知道這些數(shù)據(jù)是從哪里來(lái)，也不知道這些數(shù)據(jù)之間是什么關(guān)系，其它業(yè)務(wù)部門的新業(yè)務(wù)產(chǎn)生了哪些新的數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)類型?這些數(shù)據(jù)問(wèn)題很可能與公司的戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)以及工作流程存在密切關(guān)系，如果新系統(tǒng)沒(méi)有反映這種情況，必然造成系統(tǒng)的混亂。
與組織轉(zhuǎn)變比較起來(lái)，人員轉(zhuǎn)變更加復(fù)雜也更加困難。財(cái)務(wù)總監(jiān)的初衷是要解放生產(chǎn)力、提高工作效率，但是這個(gè)想法是否能夠得到大家的認(rèn)同是值得懷疑的，在整個(gè)變革過(guò)程中，員工將表現(xiàn)出懷疑、保守、迷惑、受挫、責(zé)備、否認(rèn)、混亂、焦慮、抵制等各種對(duì)變革不利的情緒，尤其是當(dāng)他們遇到挫折、對(duì)變革的前景產(chǎn)生懷疑的時(shí)候，他們甚至?xí)饋?lái)反對(duì)或者退出;從這個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行過(guò)程可以看出，兩本帳的問(wèn)題是項(xiàng)目面對(duì)的核心問(wèn)題，財(cái)務(wù)部門的員工因?yàn)楹ε鲁霈F(xiàn)老板檢查而無(wú)法應(yīng)對(duì)的狀況，不敢放棄手工系統(tǒng)，他們對(duì)新系統(tǒng)沒(méi)有信心(技術(shù)方面)，對(duì)變革的方法以及變革的過(guò)程充滿了困惑;關(guān)鍵時(shí)刻缺乏解決和研究問(wèn)題的積極性，有問(wèn)題就可能直接找到財(cái)務(wù)總監(jiān)。也許正是這些情緒妨礙了項(xiàng)目取得進(jìn)展，而正確的做法應(yīng)該是加強(qiáng)對(duì)這些情緒的管理。
另外，變革過(guò)程中間取得的任何成果都只是短暫的，變革的過(guò)程需要取得這些短期成效，比如系統(tǒng)調(diào)試通過(guò)，兩套帳能夠暫時(shí)對(duì)起來(lái)、員工經(jīng)過(guò)培訓(xùn)和指導(dǎo)可以獨(dú)立操作系統(tǒng)了;這種時(shí)候員工往往會(huì)產(chǎn)生放松情緒，比如沒(méi)有仔細(xì)深究下去就放心地讓實(shí)施顧問(wèn)離開，這種時(shí)候要求變革團(tuán)隊(duì)能夠認(rèn)清形勢(shì)，堅(jiān)持并鞏固變革成果。在變革成果沒(méi)有得到鞏固之前，新的工作方法以及基于這種方法的新企業(yè)文化其實(shí)并沒(méi)有形成。
2、項(xiàng)目范圍和質(zhì)量管理問(wèn)題
信息化項(xiàng)目要想取得成功，必須嚴(yán)格遵守項(xiàng)目范圍和質(zhì)量管理的流程(如圖2)，清楚地界定項(xiàng)目的范圍以及該項(xiàng)目要達(dá)到的最終目標(biāo)，其中包括項(xiàng)目應(yīng)該包括哪幾個(gè)階段、每個(gè)階段應(yīng)該交付什么成果、這些交付成果之間的關(guān)系、每項(xiàng)成交付果的技術(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、完成這些交付成果的績(jī)效要求、以及項(xiàng)目要達(dá)成的最終愿景(業(yè)務(wù)目標(biāo))等，項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該將這些目標(biāo)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整的傳達(dá)給整個(gè)項(xiàng)目的全部干系人，包括公司老板以及一般員工，使他們對(duì)項(xiàng)目是什么以及為什么的問(wèn)題產(chǎn)生非常明確和直觀的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，嚴(yán)格按照項(xiàng)目的質(zhì)量計(jì)劃開展質(zhì)量保證和質(zhì)量控制活動(dòng)，并針對(duì)項(xiàng)目的各種中間交付成果進(jìn)行驗(yàn)收核實(shí)，對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中發(fā)生的范圍變更進(jìn)行有效的控制和管理。[next]
