許多中小型成長企業(yè)往往有這樣的怪現(xiàn)象出現(xiàn):企業(yè)內(nèi)幾乎每個人都忙不過來,但就是整體效率低下!而且也很難找出原因,不知該如何改善。本文告訴你該從何入手尋找病因。
一、流程不完善
流程是企業(yè)日常運營的基礎(chǔ)。一個企業(yè)的效率低下,首先應(yīng)檢查:企業(yè)的流程是否合理,是否簡潔和高效,能否有改進(jìn)的地方,改進(jìn)的可能性有多大。
首先要檢查流程系統(tǒng)本身。組成企業(yè)的流程系統(tǒng)絕不是簡單的業(yè)務(wù)鏈條,而是復(fù)雜而封閉的循環(huán)系統(tǒng),就像人體的血液循環(huán)系統(tǒng),包括:總系統(tǒng)、各支系統(tǒng)、各細(xì)支系統(tǒng),以及末梢系統(tǒng)。因此,首先應(yīng)檢查企業(yè)流程的循環(huán)系統(tǒng)從起點到末梢是否暢通,是否閉合,有沒有斷裂、梗阻、栓塞的地方,有沒有冗余和不夠的地方,是否需要添加新的系統(tǒng)。其次,還應(yīng)該檢查流程是否格式化、模版化,流量是否合理穩(wěn)定,每一管道上的設(shè)計的流量是否合理,而實際流動中是否達(dá)標(biāo)、超標(biāo)。
流程檢查,還應(yīng)包括檢查流程上流的是什么內(nèi)容。近年來,許多企業(yè)都在優(yōu)化、再造流程,那么流程上究竟流的是什么呢?概括起來有四方面:一是物流;二是信息流;三是現(xiàn)金流;四是文化流——流程上流的是企業(yè)的個性和特色,也就是企業(yè)文化。之所以企業(yè)能夠在競爭激烈的市場上被顧客識別出來,關(guān)鍵原因是流程上流動著企業(yè)與眾不同的基因,流動著企業(yè)的形象代言人,即員工的行為方式,流動著企業(yè)基本的價值趨向和理念。
二、制度不支持
如果流程沒有什么問題,就檢查管理制度是否真的支持流程及流動的內(nèi)容,制度是否充分尊重人文情懷:過于嚴(yán)格了,大家會變著法子鉆制度的漏洞,甚至集體對抗制度;過于寬松了,約束力又不夠。如果說,流程是水的話,那么制度就是流水的管線。如果管子不嚴(yán)密,管子粗細(xì)搭配不合理,或管子根本沒有對接起來,那么將直接影響系統(tǒng)流水。此外,還應(yīng)關(guān)注流程上流的內(nèi)容是否正確,內(nèi)容是否為亂流?
三、監(jiān)管不到位
即便企業(yè)有很好的流程和管理制度,但如監(jiān)管不力,或監(jiān)管不到位,或監(jiān)管越位,或監(jiān)管手段落后,或監(jiān)管人員素質(zhì)有問題,甚或組織架構(gòu)太復(fù)雜,都會大大降低整個系統(tǒng)的運營效率。流程和制度都是固化的,而監(jiān)管是靈活的,監(jiān)管必須按原則辦事。如果監(jiān)管者辦事不公,會極大降低人們對流程和制度的忠誠;如監(jiān)管者素質(zhì)低下,根本不懂得如何監(jiān)管,那么勢必會監(jiān)管無力,導(dǎo)致不知道大家都在忙什么,是否忙得對了,乃至是否真在忙;如監(jiān)管過于嚴(yán)格和僵化,不知道原則和靈活相結(jié)合,固守過時的制度,那么將極大限制人們的積極性和創(chuàng)造,甚至促使員工為了迎合監(jiān)管而忙;如身處高位的人沒有被監(jiān)管的意識,甚至領(lǐng)導(dǎo)帶頭忙超越流程和制度,那么監(jiān)管力量也將大大削弱。
四、技術(shù)不匹配
大家都很忙,都喊累,但整體效率不高的第四個原因是管理手段問題。正常情況下,管理手段落后會極大限制企業(yè)的管理效率,尤其是制造業(yè)里最明顯。同樣是電腦,286和奔騰的運行速度和工作品質(zhì)是天壤之別;同樣是信息傳遞,寬帶和撥號上網(wǎng)的速度也有成倍的差別。更重要的是,設(shè)備落后會影響到員工的情緒,而情緒是相互傳染的,進(jìn)而影響到工作積極性。
但是,如果技術(shù)手段太超前了,也會限制企業(yè)內(nèi)部的工作效率。這是因為企業(yè)環(huán)境不支持設(shè)備的運作,影響設(shè)備正常工作能量的發(fā)揮。因此,可能放著高級設(shè)備反而用不上,或用時又發(fā)揮不出其應(yīng)有的效率,而且在與其它流程環(huán)節(jié)對接時提高了工作成本,自然也會降低工作效率。
同時,管理技術(shù)手段不僅要與企業(yè)的實際環(huán)境相適應(yīng),而且應(yīng)與企業(yè)的外部環(huán)境相適應(yīng)。如果企業(yè)內(nèi)部的局部工作效率高,但與之對接的外部環(huán)境的工作效率低,大家就只能處在無休止地?zé)o奈等待之中,必然工作效率也會隨之降下來。
五、員工素質(zhì)不高
很顯然,員工的職業(yè)素質(zhì)在極大地決定著工作效率。員工的職業(yè)素質(zhì)就是整體員工的職業(yè)品質(zhì)。什么是品?品就是員工與工作有關(guān)的社會屬性,主要是指與崗位有關(guān)的職業(yè)道德。什么是質(zhì)?質(zhì)是指與崗位有關(guān)的自然屬性,包括:職業(yè)意識、知識、技能、智慧、資源等。而其中的職業(yè)意識又是至關(guān)重要的。職業(yè)意識是什么呢?就是指在崗人員應(yīng)該知道自己該干什么和怎么干。
有些企業(yè)之所以效率低下,就是與企業(yè)員工的品質(zhì)有關(guān),尤其與質(zhì)有關(guān)。一個質(zhì)地很好的員工,其工作效率可能是一般員工的兩倍、3倍、甚至10倍以上,更重要的是工作質(zhì)量不一樣。布置同樣的工作,質(zhì)地優(yōu)異的員工可能一天之內(nèi)就完成了,而質(zhì)地差的員工非常努力,卻一周后才完成,而且工作質(zhì)量根本不可能與質(zhì)地好的員工同日而語。僅從花費的時間量來說就有7倍的差距,更不用考量質(zhì)的差距了。但在長期平均思想的支配下,員工之間顯然不可能有7倍的薪金待遇,自然那些質(zhì)地優(yōu)秀的員工會逐漸流失,沉淀下質(zhì)地一般的員工。留下的員工雖然職業(yè)道德很好,非常努力,都很忙,但企業(yè)的整體工作效率卻很低下。
六、主管能力有限
俗話講:“兵熊熊一個,將熊熊一窩”。盡管大家都十分忙,但由于高級管理人員能力有限,不具備戰(zhàn)略上布局謀篇,不會在戰(zhàn)術(shù)上指揮調(diào)度協(xié)調(diào),更不能很好地識人、用人,不能有效地充分利用有限的資源,不能夠做到知己知彼、知天知地,所以造成在錯誤的時間、錯誤的地點、用很優(yōu)秀的士兵打錯誤的戰(zhàn)斗,失敗肯定是必然的。
作為主管,尤其高級主管,千萬注意不要讓員工無為的勞作,要知道你的一個指令將會傳導(dǎo)到基層,各級員工都會為你的指令而忙。如果忙了半天沒有效果,是無為的勞作,甚至是負(fù)面的勞作,若領(lǐng)導(dǎo)者又不敢承擔(dān)責(zé)任,試想其結(jié)局會如何?如果這樣的次數(shù)多了,員工也就疲了。然而又不能違抗命令,怎么辦?員工就會兵來將擋,你有千條令我不行,我就自掃門前雪。結(jié)果大家都在忙,其實是各忙各的,是裝著忙的樣子給上級主管看,一級騙一級。
還有一種情況,就是朝令夕改。作為企業(yè)主管,做決策前不慎重,或決策力不夠,或耳根子軟,做了決策發(fā)布指令后又感覺原來決策不好,想修改決策,于是出現(xiàn)決策指令正在實施過程中,隨意、隨時、隨便、隨機(jī)修改指令,導(dǎo)致隨意文化滋生。剛開始下屬對此不舒服,時間長了摸準(zhǔn)了上司的秉性和行事風(fēng)格,盡管上司發(fā)布了命令,又估計上司會修改指令,于是就開始佯動而不真動。結(jié)果上司看見下屬在動也就心滿意足了,可就是遲遲不出結(jié)果,沒有效率。
七、文化導(dǎo)向有誤
企業(yè)文化的導(dǎo)向也影響著企業(yè)整體的效率。如果企業(yè)鼓勵個人英雄主義,不注意培養(yǎng)團(tuán)隊意識和協(xié)同作戰(zhàn)能力,那么盡管每個人都想當(dāng)英雄,每個人都很忙,但是大家沒有養(yǎng)成協(xié)同作戰(zhàn)的意識和習(xí)慣,個人、部門之間存在著邊界高墻,效率也高不了。更為嚴(yán)重者,擔(dān)心他人可能成為英雄影響自己,于是制肘他人,甚至使絆兒。
如果企業(yè)倡導(dǎo)“忙”文化,那么員工必將為忙而忙,這在一些成長型企業(yè)特別明顯。老板最看不慣的就是大家閑,員工一閑,老板心里就堵得慌。于是不問員工是否完成了任務(wù),而只看是不是在忙。有的老板不直接說閑的員工,而是轉(zhuǎn)彎抹角地去表揚忙的員工,尤其重點表揚加班加點的員工。殊不知,員工之所以加班,大多是因為質(zhì)地不行,上班時間忙不到點子上,瞎忙;而有的人,就愛下班干活;更有甚者是品的問題,故意加班給老板看的。結(jié)果老板發(fā)現(xiàn)了加班者就表揚,下面就必然會為忙而忙。結(jié)果是越忙越受到老板的表揚,越表揚人們就會越忙,忙而無效。
所以企業(yè)應(yīng)改變“忙”文化,把每個人的工作安排細(xì)化,要求在規(guī)定的時間完成規(guī)定任務(wù),把關(guān)注形式轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注結(jié)果和過程相結(jié)合上來。但也不能走上另一極端——只關(guān)注結(jié)果,以致出現(xiàn)為結(jié)果而結(jié)果的現(xiàn)象,那會導(dǎo)致更惡劣的企業(yè)文化。