如果你無法盡可能充分利用有限的資源，對預(yù)算和規(guī)劃流程進(jìn)行一次大整頓可能是唯一可行的出路。
如果資金和財(cái)務(wù)資源充足，資源分配就不成問題。但在大多數(shù)企業(yè)，資金都有限，資源的分配就成了棘手問題。
為能更好地了解資源分配這一具體挑戰(zhàn)，我們先看一個普通例子：家庭預(yù)算。
這個家庭有兩個大人、四個孩子和兩只貓。收入有限，要應(yīng)付大多數(shù)家庭都同樣面臨的開支，包括房子和汽車款、保險(xiǎn)、食品、水電、衣服、醫(yī)療和牙醫(yī)費(fèi)用、教育開支和儲蓄。
假設(shè)明年他們納稅后還有1,000美元可自由支配，又不打算再多背債，這筆錢該怎么花？凱茜想，用500美元給孩子買衣服，他們長得太快，衣櫥里的衣服都不合適了。另外500美元用于支付孩子們的鋼琴課費(fèi)用。
吉姆卻想用500美元來換車庫門，因?yàn)榕f的快掉下來了；另外500美元用來修理車子的變速器。為此，他們倆相執(zhí)不下。這家人該怎樣分配這點(diǎn)稀缺資源，定出下年度的預(yù)算呢？
這個例子從一個小的側(cè)面揭示了許多企業(yè)分配稀缺資源時所面臨的問題根源。這些問題在編制預(yù)算過程中屢屢出現(xiàn)，因?yàn)轭A(yù)算過程通常是資金分配階段。即使真正的問題出在別處，“預(yù)算”流程也總是被當(dāng)作陪罪羊。
現(xiàn)在，想想你自己公司的資源分配流程。設(shè)想一下預(yù)算周期。該怎么調(diào)配資金？做起來輕松自如，還是備受折磨？員工是否抱怨這些決策做得太武斷？對棘手的決策能否快刀斬亂麻？
試想一下……這與家庭預(yù)算有無相似之處？如果有，你的資源分配流程，包括預(yù)算和規(guī)劃，在保證原有職責(zé)的同時，該“重組”了，以期做出周密的業(yè)務(wù)決策。
更新流程
更新資源調(diào)配流程時，不妨考慮以下指導(dǎo)原則：
-- 保證決策人在企業(yè)使命和戰(zhàn)略目標(biāo)上達(dá)成一致。如果決策層不能群策群力，會阻礙以后的資源分配工作。
-- 先確定用于企業(yè)運(yùn)作和資本預(yù)算的企業(yè)資源總量，再著手重大項(xiàng)目的預(yù)算。此舉限定了管理高層可調(diào)撥的支出和資本總額。
-- 讓企業(yè)的所有主要決策人參與進(jìn)來。這個跨職能團(tuán)體應(yīng)負(fù)責(zé)提供各自職責(zé)范圍內(nèi)所有項(xiàng)目的信息，在資源調(diào)配時密切配合，以及共同制定運(yùn)作計(jì)劃確定今后幾年內(nèi)向哪些項(xiàng)目撥款。
-- 確定支持每個戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目。每個重要的舉措都要按“項(xiàng)目”分類，以保證不偏離戰(zhàn)略目標(biāo)、便于撥款討論。應(yīng)根據(jù)如下兩種支出水平做決策：一是用于支持最低服務(wù)水準(zhǔn)（必需的），二是用于改善或提高服務(wù)水平（可自由決定）。這樣就會把資源調(diào)配的重點(diǎn)放在重大改良項(xiàng)目上，必需的項(xiàng)目也會自動得到撥款。
-- 要衡量每個項(xiàng)目對實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)作用的大小。例如，爭取市場份額的具體目標(biāo)有多高？該怎么衡量目標(biāo)實(shí)現(xiàn)進(jìn)展?fàn)顩r？每個項(xiàng)目都要問下面兩個問題：這個項(xiàng)目對它所支持的戰(zhàn)略目標(biāo)有多大幫助？如果不給這個項(xiàng)目撥款，對上述目標(biāo)有什么影響？
-- 按所有項(xiàng)目對實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)所起的作用列出優(yōu)先次序。如果某一時期收入有限，此舉可決定哪些項(xiàng)目可不再撥款。但對每個項(xiàng)目的作用要達(dá)成充分共識，以便能最終確定項(xiàng)目的優(yōu)先次序。
-- 協(xié)調(diào)各部門和整個企業(yè)的資源分配長期計(jì)劃。這種達(dá)成共識的計(jì)劃限期至少是三年（一年是預(yù)算水平，兩年是規(guī)劃水平），其中應(yīng)包括同意按優(yōu)先次序撥款的項(xiàng)目和支持戰(zhàn)略目標(biāo)的項(xiàng)目。長期規(guī)劃每年都要更新，這是規(guī)劃流程的一部分。
-- 有了這種長期規(guī)劃，就可以準(zhǔn)備下年的具體預(yù)算。這就簡化了預(yù)算編制流程，因?yàn)槊總�項(xiàng)目所需的資源總量都已預(yù)先審批過。
-- 確保分配給整個項(xiàng)目及其各部分的資源能夠?qū)崿F(xiàn)上述戰(zhàn)略目標(biāo)。如果不能，則要提議增加項(xiàng)目或擴(kuò)大項(xiàng)目規(guī)模，這往往需要更多的資源。
-- 讓經(jīng)理負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)不同撥款額的目標(biāo)。一定要監(jiān)控每個部門經(jīng)理所做的努力。
從某種程度上講，資源分配應(yīng)考慮周全。要做到資源分配“完美無缺”在現(xiàn)實(shí)生活中可能難以實(shí)現(xiàn)。但通過徹底更新資源分配流程，企業(yè)就能最大限度地充分利用有限資源，更好地實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)。
