重要的不只是信的內(nèi)容

    下面是幾個(gè)同類型行業(yè)間每天都會(huì)看到的一般電子郵件范例：

    一位潛在客戶 在您的網(wǎng)站上看見有興趣的產(chǎn)品，因此寄來電子郵件，以取得進(jìn)一步的信息。 由于想要快點(diǎn)響應(yīng)，您匆促地做出回復(fù)，然后立刻按下 [傳送] 按鈕。 但您是不是應(yīng)該多花點(diǎn)時(shí)間，給客戶帶來更好的印象呢？ 例如：

    您是否稱呼客戶的名字，并加上適當(dāng)?shù)膯柡蛘Z？

    在寄出信件之前，您是否先讀過一遍以避免錯(cuò)誤？

    您是否做了拼字檢查？

    您郵件中的語氣是否友善且有幫助？

    您是否鼓勵(lì)客戶進(jìn)一步和您聯(lián)絡(luò)？

    您寄給業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)人更新的價(jià)目表。 您很確定對(duì)方會(huì)想要這項(xiàng)信息，所以就將一大堆數(shù)據(jù)拼湊起來寄給對(duì)方，以省時(shí)省力。 但您是否想過，運(yùn)用更親切的溝通方式，可能會(huì)帶來更好的結(jié)果？ 此外：

    您是否在信中提及您會(huì)致電對(duì)方以答復(fù)任何問題？這是一個(gè)和對(duì)方建立私人關(guān)系的好機(jī)會(huì)。

    您是將價(jià)目表當(dāng)作電子郵件的附件，還是放在本文里？

    您是以純文字格式還是 html 格式寄出？

    您是否使用一目了然的主旨行？

    在按下 [傳送] 按鈕前有沒有做過拼字檢查？

    糟糕的是，電子郵件溝通容易犯的錯(cuò)誤往往不是實(shí)際內(nèi)容不足，而是缺少風(fēng)格。 您寄出的訊息可能對(duì)收件者而言非常有用，但錯(cuò)誤百出的信件很難顯露出其中數(shù)據(jù)的價(jià)值。 例如，一項(xiàng)針對(duì)歐洲上班族的調(diào)查顯示，拼字馬馬虎虎的寄件人會(huì)給人負(fù)面的印象。

    應(yīng)該避免的電子郵件錯(cuò)誤

    寄送電子郵件時(shí)的禮貌，和與客戶電話交談或親自拜訪客戶時(shí)的禮節(jié)一樣重要。 電子郵件需要的禮節(jié)可能不同，但目的卻是一樣的。

    不同的是，對(duì)方在讀信時(shí)您并不會(huì)在場(chǎng)，所以您無法像在講電話或面談時(shí)判斷對(duì)方的反應(yīng)。 按下 [傳送] 按鈕寄出信件后，就無法再改變您做出的意見了。 因此，務(wù)必一次就正確表達(dá)，否則可能會(huì)導(dǎo)致客戶疏離而失去生意。 下面是一些基本的電子郵件守則：

    在與不認(rèn)識(shí)或不熟悉的人溝通時(shí)，請(qǐng)使用較正式的語氣，包括恰當(dāng)?shù)姆Q呼語，并多使用對(duì)方的名字稱呼。 Microsoft Office Outlook 2003 with Business Contact Manager 可以集中管理您所有客戶的賬戶資料，方便隨時(shí)使用，幫助整理聯(lián)絡(luò)人姓名和相關(guān)信息