管理人員的基本使命,在于借部屬的力量,完成組織的盈利目標(biāo)及員工個人的福利目標(biāo),若有余力,尚應(yīng)達(dá)到社會公眾利益的目標(biāo)。零售、批發(fā)及貿(mào)易業(yè)的企業(yè)應(yīng)如此,制造、金融、及保險企業(yè)亦應(yīng)如此;政府行政、軍事、教育及醫(yī)療機(jī)構(gòu)更應(yīng)如此。所以管理之道在于借力,高層主管借中層主管的腦力,中層主管借基層主管的腦力及體力,基層主管則借現(xiàn)場人員的體力,現(xiàn)場員工則借本身體及可用的機(jī)械力。
換言之,管理系統(tǒng)為人力使用的系統(tǒng),再由人力系統(tǒng)使用機(jī)械力系統(tǒng),所以管理工作若失去“人”的基本要素,則成真空。關(guān)于這一點,各行業(yè)經(jīng)營人員必須確認(rèn)及身體力行。主管人員借用部屬力量的方法可簡分為二,第一為“計劃”,第二為“控制”。
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所謂“計劃”是泛指所有決定未來要求部屬完成的“目標(biāo)”及采用“辦法”(亦稱“手段”的用腦思考過程,這一過程必須充分利用“大腦”的創(chuàng)新功能,而非利用“小腦”的反射及守舊功能,方能開拓新產(chǎn)品、新市場、新制度、新技術(shù)。
整套的計劃功夫包括:(1)小心確定市場顧客的需求;(2)研究環(huán)境變化及競爭者的行為;(3)盤存本身的強點及弱處;(4)設(shè)定行業(yè)別、產(chǎn)品別,及盈利產(chǎn)銷等數(shù)量別目標(biāo);(5)設(shè)立達(dá)成這些目標(biāo)的策略性及作業(yè)性方向及步驟;(6)指派細(xì)項責(zé)任目標(biāo)給員工集團(tuán)或員工個人。
要建筑一棟房屋,必須要先有建筑藍(lán)圖,及水管匠、電線匠、木匠、油漆匠、水泥匠等等的工作任務(wù)指示,才能如期完成所希望的“產(chǎn)品”(房屋);相同的道理,要提供滿意的產(chǎn)品或勞務(wù)給顧客并賺取合理利潤,豈能沒有小心的“計劃”?
所謂“控制”是泛指確保達(dá)成計劃目標(biāo)的措施?刂拼胧┛煞謨纱箢悾谝粸“組織結(jié)構(gòu)”,第二為“人員督導(dǎo)”。除非組織結(jié)構(gòu)簡明,除非人人了解職權(quán)及責(zé)任所在,否則組織本身就是失敗的根源,無法達(dá)成原定目標(biāo)。
組織結(jié)構(gòu)應(yīng)該代表一體三面的作用,第一它應(yīng)把各個的職位層次表達(dá)清楚,第二它應(yīng)把各人上下溝通的管道明白指出,第三它應(yīng)確定員工間協(xié)調(diào)及合作的中心,使人人的努力朝向同一目地,而非互作爭斗。所以一個組織層次混亂,意見無法溝通,及不能自動協(xié)調(diào)合作的機(jī)構(gòu),必是一個烏合之眾,人雖多卻只消耗資源,不能創(chuàng)造成果。 人們常常說某某機(jī)構(gòu)組織散漫,大而不當(dāng),就是指最高主管人員對其屬下人員失去“控制”,毫無效果可言。
除了組織結(jié)構(gòu)應(yīng)嚴(yán)密有秩序而且有效率外,尚應(yīng)有“督導(dǎo)”的功夫。督導(dǎo)是指緊接上司(主管)日常糾正及指導(dǎo)下屬行為,以期達(dá)成目標(biāo)的活動。假使每一位下屬人員皆能自動自發(fā),依照上級指示的政策目標(biāo)而努力,則可以不要“督導(dǎo)”活動。事實上,基層人員常常無法自動自發(fā)。實施目標(biāo)管理及自我控制,所以其上司對其行為的日常督導(dǎo)工作不能廢棄。
“人力發(fā)展”而非“事務(wù)指導(dǎo)”把前面“計劃”及“控制”兩個基本管理因素的內(nèi)容重述一次則可以得到以下很簡單地文句:即“主管人員的基本職責(zé)在于確定要求部屬完成的東西(目標(biāo)),定期查核他們已經(jīng)完成的程度,以及尋求方法協(xié)助他們有效地完成該目標(biāo)。”無疑地,這種說法自然而然地使人們獲得一種簡單的結(jié)論,即“管理是人力發(fā)展,而不是事務(wù)指導(dǎo)”。假使愈多人接受這種事實,則許多管理上的難題將會自然而然地消失,因為人力(尤其人的腦力)潛能的發(fā)展勘為巨大,幾乎可以說無限大,人類之所以會異于一般禽獸,而為萬物之靈,也是完全得力于人力的發(fā)展。
假使有人認(rèn)為他自己竭盡時間及精神于事物的*作,比花費時間及耐心來引導(dǎo)他人(部屬)工作更為有效的話,就是說明他本人不適宜當(dāng)管理者,不能管理。 在許多場合里,人們常常會碰到這種“無效”的管理人員?梢苑Q這種“只會做事,不會管人”的管理者為浪費資源的“殺雞用牛刀者”,假使他的上級主管繼續(xù)讓這種無效的人當(dāng)管理者,則該機(jī)構(gòu)的惡運必指日可待。
很顯然地,從“管理之道在于和”,“管理是人力發(fā)展,而非事務(wù)指導(dǎo)”的推理下,我們即可以得到另一種簡單的事實,即“管理是人事處理”,因為管理活動需要幕后的參謀人員互相配合,方能達(dá)成目標(biāo)。 所謂幕前(或前線)執(zhí)行管理者是指負(fù)有最后完整權(quán)責(zé)的;所謂幕后(或后方)參謀管理者是指提供建議、協(xié)助,及服務(wù)幕前執(zhí)行人中完成責(zé)任目標(biāo)的人。前方作戰(zhàn)的陸、海、空軍是屬于執(zhí)行人員,而后方聯(lián)勤部隊則屬參謀勤務(wù)人員,任何作戰(zhàn)(如何管理活動)必須有前方及后方的配合,方能得勝,所以管理人員必須掌握各種人事的處理工作,包括員工關(guān)系,顧客關(guān)系,社區(qū)關(guān)系,政府關(guān)系,金融關(guān)系,股東關(guān)系,及供應(yīng)商關(guān)系。其中尤以員工關(guān)系的處理最為直接相關(guān)。下列十二條為經(jīng)驗人士處理員工關(guān)系的寶貴心得,甚為簡明,可供大家參考。
第一條:當(dāng)一個人尋求新工作機(jī)會而面談時,總是期望別人對待他有禮貌、誠懇、態(tài)度自然而又不失之輕率,使他能充分顯出他的優(yōu)點。
第二條:一般人都希望別人因他有貢獻(xiàn)價值而“歡迎”他去工作,而非因同情而施舍或賞給他一碗飯吃。
第三條:一般人都希望接受簡單、明確而合理的指示,告訴他應(yīng)做些什么?如何去做?以及做到何種程度才算做好。
第四條:任何人都喜歡在他所尊敬及能信任的人底下做事,不喜歡在他認(rèn)為無能或看不起的人底下做事。
第五條:每一個人都喜歡別人承認(rèn)他的工作表現(xiàn)及貢獻(xiàn)。
第六條:許多人喜歡感覺到他每日的工作對別人有所幫助。當(dāng)他在精神上感覺對別人的幫助愈大時,他愈不會計較物質(zhì)上的報酬。
第七條:大多數(shù)人喜歡因工作做得好而受到應(yīng)有的薪酬報賞及職位升遷。
第八條:大多數(shù)人也喜歡因工作特別努力及延長加班時間而得到獎勵,如獎牌、獎狀、獎金。反之,不喜歡不管是否努力工作及是否有所貢獻(xiàn),而給予相同的待遇。
第九條:每一個人都喜歡在大家所公認(rèn)、具有高強能力及公正心理的最高主管所領(lǐng)導(dǎo)的組織內(nèi)工作。
第十條:所有的人都希望身心健康地工作下去,所以重視帶薪放假,健康檢查,醫(yī)療服務(wù),安全措施,員工顧問等等福利措施。
第十一條:人們都有尋求安全感的基本欲望,所以退休年金計劃、保險計劃、儲蓄計劃,工作穩(wěn)定等等措施,都有助于提高士氣及生產(chǎn)力。
第十二條:當(dāng)一個員工處于非被辭退不可時的處境,他希望能真誠、莊重地跟他說明理由,不要用欺騙的理由或隨便給一張通知紙條就算了事。以上所列十二信條都是很簡單的領(lǐng)導(dǎo)及激勵部屬潛力的做法,因為管理是人力發(fā)展及借力的活動,所以我們首先要誠懇地把我們希望別人對待我們的方法,用來對待部屬。“待人如己,己所欲施于人”的銘言,確實是最簡單的管理法,任何行業(yè),任何規(guī)模大小,以及任何部門的管理人員,皆可應(yīng)用這種簡單方法,有效地達(dá)成目標(biāo)。