擁有準(zhǔn)確的技術(shù)文檔不僅對于公司是非常有益處的，而且也能夠讓客戶從中受益。由于產(chǎn)品如何使用在某種程度上是要依賴技術(shù)文檔來進(jìn)行說明的，因此技術(shù)文檔必須十分的準(zhǔn)確可靠。使用不準(zhǔn)確的和已經(jīng)過時的技術(shù)文檔對于公司的發(fā)展也會產(chǎn)生一定的阻礙，同樣的，它也會對公司的客戶們產(chǎn)生消極的影響。一旦客戶發(fā)現(xiàn)在他們使用產(chǎn)品的時候遇到了問題，卻不能通過求助于伴隨產(chǎn)品的技術(shù)文檔的手段進(jìn)行解決的時候，客戶們就會對這種產(chǎn)品產(chǎn)生懷疑乃至于失去信心，那么，公司的信譽和利益自然而然的就會受到損害。這就是不準(zhǔn)確的和過時的技術(shù)文檔給我們帶來的危害。
缺乏準(zhǔn)確性以及內(nèi)容晦澀難懂都會讓開發(fā)新手以及其他的一些技術(shù)工作者們對這些技術(shù)文檔敬而遠(yuǎn)之，從而不利于他們的學(xué)習(xí)和掌握。在本篇文章中，我們要討論的就是如何在你的開發(fā)小組中編寫出準(zhǔn)確而且易于掌握的技術(shù)文檔。
技巧一：制定出一個技術(shù)評價核對表
許多的程序開發(fā)設(shè)計者以及管理者都缺乏從技術(shù)上評價一個文檔的經(jīng)驗。這里有一些方法可以提高這些技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性：
把注意力集中于技術(shù)事實上，這樣能夠核實這些技術(shù)是作為技術(shù)文檔而被編寫出來的。技術(shù)評論的工作并不等同于一般的編輯工作。
一定要從技術(shù)上核實，在技術(shù)文檔里編寫的程序與步驟的準(zhǔn)確性。
一定要從技術(shù)上核實，在技術(shù)文檔中使用的圖片捕捉的準(zhǔn)確性。
技巧二：一定要在技術(shù)文檔編寫的過程中明確責(zé)任
技術(shù)文檔編寫不好的一個原因常常是由于對它不夠重視。這是由于在編寫技術(shù)文檔的時候，沒有十分的明確各種責(zé)任。因此，一定要在技術(shù)文檔編寫的過程中明確責(zé)任，這些方法包括：
在技術(shù)文檔中加入作者以及相關(guān)人員的姓名。一些公司可能有規(guī)定，禁止出現(xiàn)員工的姓名，但是在技術(shù)文檔中包含作者以及相關(guān)人士姓名的做法能夠促進(jìn)這些內(nèi)部員工之間的交流。對于外部的文檔使用者，比如為商業(yè)現(xiàn)貨軟件編寫的用戶指南，可以加入作者以及相關(guān)人員的姓名，用以明確和承認(rèn)他們對開發(fā)所做的工作和貢獻(xiàn)。
把文檔的技術(shù)評論作為提供給開發(fā)設(shè)計人員的年度評論的一部分。
在項目計劃中指派專人負(fù)責(zé)技術(shù)評論的工作。
技巧三：增加技術(shù)文檔編寫者的準(zhǔn)確性
由于技術(shù)文檔編寫者在許多公司內(nèi)都是非常主觀的一個職位，并且編寫技術(shù)文檔也是他們最主要的職責(zé)，因此做這些工作的人都必須與他們所編寫的技術(shù)文檔的準(zhǔn)確性有著直接的利害關(guān)系。 管理人員應(yīng)該為技術(shù)文檔編寫者設(shè)置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)準(zhǔn)確級別，并要求他們把準(zhǔn)確性保持在這一范圍之內(nèi)。由于一些技術(shù)文檔編寫者對于提升自己對于技術(shù)的理解總是不太積極主動，因此，增加他們的責(zé)任讓他們面對更多的壓力對項目里的每一個人來說都是有好處的。如果一個技術(shù)文檔編寫者無法達(dá)到更高的標(biāo)準(zhǔn)，那么你就需要重新審視一下你的技術(shù)文檔編寫者是否能夠滿足你們的團(tuán)隊的戰(zhàn)略要求，是否能夠滿足客戶們的需要呢？
為了幫助技術(shù)文檔編寫者，你需要讓他們對于具體的技術(shù)有著更深層次的認(rèn)識，因此，作為管理者，你應(yīng)該：
讓技術(shù)文檔編寫者多參加有關(guān)產(chǎn)品設(shè)計與開發(fā)的小組會議。
讓技術(shù)文檔編寫者參與到技術(shù)要求、功能規(guī)范以及設(shè)計方案的開發(fā)工作中去。
把技術(shù)文檔編寫者包括進(jìn)開發(fā)小組的郵件列表中去。
這技術(shù)文檔編寫的周期，把產(chǎn)品在公司內(nèi)部進(jìn)行發(fā)布。技術(shù)文檔編寫者很容易變得非常封閉，但是如果把產(chǎn)品在內(nèi)部首先發(fā)布一下，那么就能夠給開發(fā)人員以及項目管理人員提供一種新的途徑來了解以前可能并不容易了解的情況。
鼓勵技術(shù)文檔編寫者更多的了解有關(guān)產(chǎn)品背后所包含的各種技術(shù)。舉個例子來說，如果你開發(fā)基于Java語言的應(yīng)用軟件，那么，就應(yīng)該鼓勵技術(shù)文檔編寫者多多了解Java編程語言，并且盡量讓他們能夠流暢的掌握這門編程語言。
技巧四：設(shè)置任務(wù)的優(yōu)先次序
通常的情況下，主要的開發(fā)設(shè)計人員腦海中包含著有關(guān)整個項目的信息，而且，有時候還會同時考慮許多其它的項目。即使他或者她的日程安排已經(jīng)非常的緊張，但是，他們腦海中的產(chǎn)品信息對于確保技術(shù)文檔編寫的準(zhǔn)確性來說是非常重要的。
當(dāng)前的形勢讓我們不得不以更少的資源完成更多的任務(wù)，而作為開發(fā)設(shè)計人員，由于他們工作的特殊性，這些人總是處于緊張而繁忙的狀態(tài)下。下面是一些技巧，可以幫助你從這些忙碌的開發(fā)設(shè)計人員哪里獲得你所需要的信息，并且保證能讓他們的知識給技術(shù)文檔的編寫帶來好處：
不要讓他們從頭至尾的審閱技術(shù)文檔。
和技術(shù)文檔的編寫者一起確定哪些部分必須讓開發(fā)設(shè)計人員進(jìn)行審閱。
與他們一起利用大段的完整時間來審閱技術(shù)文檔。
如果技術(shù)文檔的審閱者時間表安排得很緊，那么就給他提供一個具體的列表，在其中明確哪些部分你需要他進(jìn)行審閱的。并且保證讓小組內(nèi)的其他成員完成剩余部分的審閱工作。技術(shù)文檔中與審閱者專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域直接相關(guān)的部分絕對是需要他進(jìn)行仔細(xì)審閱的。
更好的完成審閱工作
充分有效的完成技術(shù)文檔的審閱工作不僅會讓外部的用戶，也會讓內(nèi)部的用戶從中受益。但是，經(jīng)常會有技術(shù)人員認(rèn)為做這樣的工作是沒有多大意義的，那么，作為管理者就面對著這樣一種挑戰(zhàn)，就是要在整個的審閱過程中設(shè)置好優(yōu)先次序從而保證為開發(fā)工作所做出的努力獲得成功。
