“半年前,公司考慮到照顧一些吸煙員工的需要,專門開辟了一個(gè)小休息室,指定吸煙的員工到專門的休息室吸煙。”孫紅琳說,“同時(shí)我們還規(guī)定,每天只有10分鐘的吸煙時(shí)間,避免一些員工在休息室里逗留。”
但是,出乎人力資源部的意外,吸煙的員工約定俗成似的,都選擇在下午3點(diǎn)的時(shí)候跑到休息室,一邊吸煙,一邊聊天。孫紅琳不斷收到員工的投訴:由于過于集中,煙味無法及時(shí)排出休息室,辦公區(qū)內(nèi)不時(shí)會(huì)飄來嗆人的煙味;吸煙員工談笑聲太大,影響到辦公區(qū)內(nèi)仍在繼續(xù)工作的員工。尤其是女性員工,對(duì)此頗有怨言。
慢慢地,公司內(nèi)的所有員工都把下午3點(diǎn)當(dāng)成了公司規(guī)定的休息時(shí)間,即使非吸煙員工,也會(huì)在這個(gè)時(shí)間段放下手頭的工作,串位閑聊。
“盡管我在一些場合也提出過警告:10分鐘的時(shí)間并不是每個(gè)員工的休息權(quán)利,即使要休息一會(huì),也不宜如此串座。”孫紅琳非?鄲溃“但他們認(rèn)為,既然吸煙的員工可以有這個(gè)特權(quán),為何我們就不可以有?”
尷尬之中的孫紅琳面臨一個(gè)兩難困境:取消這個(gè)10分鐘的吸煙時(shí)間,一方面會(huì)引發(fā)員工的強(qiáng)烈反彈,另一方面也無法控制員工在休息室的逗留時(shí)間;如果不對(duì)此進(jìn)行控制,約定俗成式的休息時(shí)間就成為公司全員的休息,對(duì)工作必然會(huì)帶來負(fù)面影響。
孫紅琳該怎么辦?
首要考慮公平性
從案例中可以看到,吸煙員工利用所獲得的10分鐘吸煙時(shí)間的“特權(quán)”集中吸煙,一定程度上反映出員工的心理需求,即溝通的需要。最終使3點(diǎn)鐘成為該公司約定俗成的休息時(shí)間則是由于“特權(quán)”導(dǎo)致了其他非吸煙員工產(chǎn)生不公平感所致,反映出的是員工群體的一種價(jià)值觀念,即公平性原則。
解決問題首先需要解決的是“特權(quán)”本身,然后才是如何使用特權(quán)的問題。企業(yè)制度或約定的制訂面向的應(yīng)當(dāng)是全體員工而非個(gè)別人,而面向部分人員所制訂而產(chǎn)生“特權(quán)”現(xiàn)象則往往會(huì)在員工中產(chǎn)生不公平感。這種不公平感最終導(dǎo)致了案例中發(fā)生的情況:大家都來享受“特權(quán)”,最后所謂的特權(quán)變成為一種習(xí)慣。這是制度制訂之前必須先考慮的問題。
其次,在企業(yè)的管理實(shí)踐中,制度所不能達(dá)到的層面往往是依托企業(yè)文化的引導(dǎo)來實(shí)現(xiàn)。企業(yè)文化能夠?qū)χ贫入y以觸及和約束的員工行為進(jìn)行引導(dǎo)與規(guī)范。在本案中,公司僅對(duì)員工吸煙區(qū)域與時(shí)間進(jìn)行了約束,并未對(duì)員工是否應(yīng)當(dāng)同時(shí)在3點(diǎn)吸煙或者是集體吸煙、聊天進(jìn)行約定,現(xiàn)實(shí)中這也不可能進(jìn)行約束。
根據(jù)以上分析,孫紅琳可采取的解決方案如下:
第一,以公司的名義明確規(guī)定下午3點(diǎn)至3點(diǎn)10分鐘作為全公司的休息時(shí)間;
當(dāng)一種行為已經(jīng)在公司成為一種共同的習(xí)慣或約定俗成后,要改變這種行為習(xí)慣是比較困難的。因此,強(qiáng)硬地取消10分鐘的休息時(shí)間,必將引發(fā)公司員工的抵抗心理,同時(shí)還可能引起一些員工對(duì)公司有關(guān)制度的朝令夕改引發(fā)不信任態(tài)度。事實(shí)上,現(xiàn)在很多公司都有一個(gè)teatime或coffeetime,因此,孫紅琳解決問題的關(guān)鍵不在于是否需要取消10分鐘的休息時(shí)間,而在于對(duì)待10分鐘時(shí)間的態(tài)度,即如何從員工的角度出發(fā),有效地發(fā)揮出10分鐘休息時(shí)間的作用。
第二,以各種活動(dòng)形式,豐富10分鐘休息時(shí)間內(nèi)容。比如簡單的健身運(yùn)動(dòng),緩解工作疲勞;開展簡單的辦公場所的小游戲,增加同事之間的交流,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí);組織一些簡短的有關(guān)公司經(jīng)營、管理或日常工作等的研討活動(dòng),增加員工對(duì)公司的了解,并為公司的發(fā)展提供建議,這種形式要比一些正式場合的效果要有效得多。
第三,注重對(duì)員工行為的引導(dǎo)、約束。在案例中我們可以看到,在吸煙員工的行為對(duì)其他非吸煙員工的工作產(chǎn)生影響時(shí),他們并未受到警告或指正,因此,可以認(rèn)為他們的行為在一定程度上是得到了默許。如果員工的行為在一開始的時(shí)候得不到約束,必然會(huì)導(dǎo)致行為影響的放大,產(chǎn)生更多不良后果。因此,一定要注意防微杜漸,合理引導(dǎo)。