其實在認識 Rachel 之前 ， 我對“秘書”的理解跟大多數(shù)人一樣簡單 ， 覺得秘書就是伺候人的活兒 ， 只要有點兒眼色 ， 沒什么 太難的 ， 最需要的就是耐心。直到有機會跟 Rachel 這個在三家著名外企任職過的“資深秘書”見面聊天 ， 才明白許多看似簡單的 事情 ， 做起來卻并不那樣容易。

  　  “提起秘書 ， 大多數(shù)人都會想到漂亮的女孩。事實上在國外 ， 真正優(yōu)秀的秘書大多已近不惑之年 ， 或許年齡更大。他們真的非 常專業(yè) ，以我現(xiàn)在的經(jīng)驗是沒法比擬的。”這個高挑的女孩子 ， 一 身干練的職業(yè)套裝 ， 說話時的語調(diào)平穩(wěn)卻很有力度 ， 老到的樣子 顯得比同齡人成熟許多。

  　  墊腳撐起半邊天

    　2000 年 ， 英語專業(yè)畢業(yè)的 Rachel 陰差陽錯地進入一家法國 公司做秘書工作。當時公司規(guī)模還小 ， 許多制度體系不完善 ， 反 而給Rachel 更多鍛煉機會。“其實 ， 做秘書最擔心的是得不到上 司的信任 ， 因此 ， 在與一個新老板相處的時候 ， 最先要做的就是獲取他的信任。”

  　  公司要從廈門搬到上海 ， 為了選址讓上司滿意 ，Rachel 下了 很大工夫。“在做事之前 ， 一定要知道上司的口味 ， 否則 ， 你累死累活地跑半天 ， 卻不一定有好效果。而且在給上司提出你的建議時 ， 一定要有十分充足的理由讓他相信 ， 你的選擇是對的 !”在搞明白上司將來想要居住的地段和他心中的期望價格之后 ， 她跑遍了上 海所有的寫字樓 ， 把各個寫字樓的交通狀況、周邊服務、居住設 施全都調(diào)查了一遍。

　    這件事辦得很成功 ，Rachel 的秘書生涯漂亮地打了頭一仗。“其實許多小事情也在不斷地滲透出上司對你信任與否。”Rachel 笑著說 ， 就像訂機票、安排行程 ， 有人覺得是再簡單不過的事情 ，不需要任何技巧。其實每個老板都有自己的“口味”， 他喜歡乘哪個時段、哪個航空公司的飛機 ， 在飛機上喜歡坐哪個位子 ( 靠窗口還是靠走廊 ， 頭等艙還是經(jīng)濟艙 )， 喜歡住哪家賓館、哪個樓 層 ( 吸煙還是不吸煙的 )、什么樣標準的房間等等 ， 這一切秘書都必須了如之掌。“老板不會親口告訴你‘我喜歡什么’， 很多時候 要你用心地去想、去琢磨 ， 雖然是小事情 ， 但一次兩次辦不好 ， 老板就會漸漸喪失對你的耐心和信任。”

  　  一個好的秘書是能頂半邊天的。比如 check E-mail 這種事。 剛開始 ， 上司讓 Rachel check 完后還要再檢查一遍 ， 等過幾個月后 ， Rachel 對上司的想法已經(jīng)了解透徹 ， 她明白哪些 E-mail 是 老板認為必須處理的 ， 哪些是不急需處理的 ， 漸漸地上司就完全相信了 Rachel 的判斷。“贏取信任需要一個過程 ， 在這個過程中 ，只有自己用心摸索。”

  　  在 Rachel 眼里 ， 想要做一個合格的秘書 ， 一定要切實地關心 自己的上司 ， 這種關心不是常人眼中的阿諛奉承。比如在開會的 時候 ，一個合格的秘書明白什么時候應該進入會議室給上司送杯 水 ， 或者提醒他注意休息等等。“許多人瞧不起這樣的小動作 ， 覺 得沒什么了不起。其實 ，經(jīng)歷了 3 個小時甚至更長的會議后 ， 他 這個時候已經(jīng)很渴、很疲倦了 ， 一個關心的小舉動 ， 會拉近你和 上司的距離。”

  　  Rachel 誠懇地說 ， 老板也是人 ， 他們也時常為人際關系頭疼 ， 許多老板在別人面前掩飾得很好 ， 其實 ， 他們很難有交心的人 ， 秘書和司機恐怕是他們最親密的人了。“作為他身邊最貼近的下屬 和同事 ， 如果他信任你 ， 會跟你講許多他的煩惱和困惑 ， 因為他知 道 ，你不會到處亂講。更好的秘書 ， 還能夠為上司出主意 ， 替他們 解除困惑。”

    　“老板永遠是對的 !”

   　 中國有句古話 ，“伴君如伴虎”。和上司相處的過程 ， 不但是相互信任的過程 ， 同時也是磨合的過程。

   　 Rachel 回憶起自己剛入行時的一段遭遇。 在法國公司做秘書時的 Rachel， 因為 沒有太多經(jīng)驗 ， 上司說的一切命令她都只是用“好的”來回答。后來她漸漸意識到 這樣做可能導致每件事情都無法完成。于 是 ， 在進入飛利浦公司擔任亞太區(qū)總裁秘 書后 ，她學會了積極跟上司有效溝通 ， 不 能做的一定事先明說。“上司可能會一天 交付 10 項任務 ， 而你或許只能做好 5 項 ， 開始就應該跟上司講明白， 我只能完成其 中 5 項 ， 如果都做 ， 可能會做得一塌糊涂。 這樣 ， 他會另行安排合適的人選協(xié)助你完 成工作。如果什么都用‘好的’作回答 ，最終吃苦果的只有自己 ， 而且逐漸會讓老板懷疑你的能力。”

 　“中國人不太善于 challenge 自己的 上司 ， 任何事情都容易唯命是從。但在外 企 ， 上司更愿意在第一時間知道你遇到的 困難和想法 ，這樣更有利于他下一步工作 計劃的執(zhí)行。”

   　 “老板永遠是對的。與上司相處的過 程難免會有被誤解的時候 ， 這個時候最好 先站在上司的角度思考他為什么會這樣想，而后找個合適的時解釋清楚。如果一開始就不顧一切地去解釋，只會適得其反。”

   　 Rachel 談起自己曾經(jīng)遇到過的一個 麻煩。中秋節(jié)發(fā)月餅票 ， 在計算時忘記了 司機的份額 ， 當 Rachel 發(fā)現(xiàn)時有點兒慌。一位部門經(jīng)理知道后把自己的份額讓給了 司機，Rachel 很高興。當時上司在泰國出 差 ，Rachel 就 發(fā) E-mail 給 他 ， 說 事 情得 到了解決。得到的回復卻是上司的大發(fā)雷 霆 :“你沒有任何權力來幫我決定事情 !” Rachel 當然很不開心 ， 后來靜心一想 ， 明白是自己在信里沒有寫清楚 ， 讓上司誤以 為自己把他的月餅票給了司機 ， 擅自動用 他的私人物品。“我當時沒有即刻打電話 給他 ， 只是寫E-mail 說一切等你回來解釋。如果馬上打電話辯解 ， 老板會認為你在挑釁他 ， 事情只會更糟。靜下心來找原 因才是關鍵 ， 要把握一個原則——老板永 遠是對的。他發(fā)脾氣也好 ， 表揚也好 ， 他 有自己的立場 ，多站在他的角度考慮問題 ， 會讓自己做事情事半功倍。”

　    潛伏的“貴人”

    　“我一直相信一句話 ，‘你成功的一 半是由上司定義的’。和上司的融洽相處 ， 同時也是對自己的成全。”Rachel 談起這 一點深有體會。

 　   Rachel 離開秘書行業(yè)已經(jīng)有半年時 間了 ， 而她的事業(yè)轉(zhuǎn)型恰好得益于前任上 司。Rachel 的上司在半年前要調(diào)任北京 ， 當時的 Rachel有兩個選擇 ， 和老板一同 去北京繼續(xù)秘書工作 ; 或者留在上海 ， 重 新開始另一個新角色 ， 在這家全球著名的信用卡公司做金融客戶專員。經(jīng)過幾夜不眠的思量 ，Rachel 決定選擇后者。

   　 “我相信跟我共過事的人 ， 再做任何 事情都同樣出色。”這是上司臨走時留給 她的一句話。Rachel 開始做一個真正意 義上的職員 ，開始有機會接觸公司的核心 業(yè)務。初期的轉(zhuǎn)型困難重重 ， 前任上司卻在遙遠的北京一直關心著Rachel 的成長。每次回上海，有機會的話都會面對面給她肯定和鼓勵，讓從沒學過金融的Rachel 越來越有信心 ，在新崗位上也越 來越適應。

  　  問起Rachel 有沒有過怕上司的心態(tài)， Rachel 笑著說， 和上司相處， 說難也不難。千萬不要因為他是你的老板你就拿他當God， 要把他看做是自己的同事， 出了公司大門是自己的朋友。有了這樣的平 和心態(tài) ，才可以更放松地和他相處。”

   　 你和工作伙伴在工作上相互依賴 ， 老板也不例外。對照以下這些管理細節(jié) ， 你很好 地實現(xiàn)了老板對你的期望了嗎？